Барбі чи радистка Кет? Секретар-референт: як це працює?

Барбі чи радистка Кет? Секретар-референт: як це працює?

Секретар – професія, яка найбільше обросла бородатими анекдотами. Про секретарок жартують не менше, ніж про блондинок. Що ж насправді передбачає посада секретаря-референта, з’ясовував «Унгвар».

 Знання ділової української та іноземної мови, українського законодавства, діловодства, інформаційних технологій і бізнес-етикету, володіння комп’ютером на рівні досвідченого користувача – такі вимоги до серйозного секретаря нині, пояснюють в Ужгородському міському центрі зайнятості. Хороший секретар повинен мати досвід роботи не менше року, вищу освіту, бути комунікабельним, вміти влаштовувати зустрічі, наради, прийоми, вести переговори, швидко опрацьовувати оперативну інформацію.

Детальніше – заступник начальника міського центру зай­нятості Ігор Мельников: «Секретар-референт – дуже багатогранна професія. Вимоги до претендентів на ці вакансії дуже високі, не завжди люди, що шукають роботу, навіть і з відповідною освітою, відповідають поставленим критеріям.

У центрі зайнятості такі вакансії з’являються досить рідко і конкурс на них шалений. Випускники математичних, хімічних, біологічних спеціальностей часто претендують на таку роботу. Все пояснюється просто: 70% вакансій — це робітничі професії. І хороший, освічений математик може претендувати хіба на посаду вчителя у школі».

За словами Ігоря Мельникова, велика проблема — зі знанням іноземних мов: роботодавець тепер вимагає володіти хоч однією, при цьому потреба знати угорську чи словацьку виникає вкрай рідко.

Оплата праці секретарів варіюється: від мінімалки до 5 тис. грн. Залежить від виду підприємства чи організації. Великий бізнес передбачає більше обов’язків, відповідно, така робота краще оплачується. Одна із найбільш плачевних ситуацій — у державних установах, там, як відомо, гроші не водяться, тож хоч роботи інколи дуже багато, зарплати мізерні.

Про роботу секретаря-референта і всі «скелети в шафі» ми розпитали помічника керівника великої компанії, яка працює на території Західної України, зокрема й на Закарпатті.

«Секретар займається майже всім. Мене долучають як до організації найважливіших заходів, так і до банального варіння кави. Секретарка знає більше, ніж ви думаєте. З ким фірма дружить, хто опинився за бортом. Важливо все: міміка, вигляд, технологія невербального спілкування. Тобто навіть хода і рукостискання», – розповідає Анастасія.

Дуже важливий вигляд секретаря-референта, але йдеться не про природну вроду та молодість. У солідній фірмі помічник керівника повинен дотримуватися дрес-коду, завжди виглядати акуратно. Він – як палітурка книжки: зобов’язаний мати достойний вигляд.

Значущим є вміння спілкуватися, мова має бути багатою та літературною. Аналітичне мислення – теж одна з основних характеристик секретаря, як і здатність спланувати день керівника. Звісно, «скелет» визначає сам директор, але втиснути всі меншовартісні справи – завдання саме секретарки.

Анастасія розповідає, що в роботі використовує знання аж двох іноземних мов: англійської та польської. Змушена постійно цікавитися змінами українського законодавства і бути в курсі всіх подій, що відбуваються в країні.

Кілька секретів спілкування з секретарями

Якщо ви принесли документи, які мають бути підписані керівником, і лишаєте їх у секретаря, пам’ятайте, що папери потраплять у папку «не термінове». Чим більша компанія, тим більш заклопотані її менеджери. Тому на перегляд всього діловодства часу не вистачає, до керівника одразу доходять лише найтерміновіші документи. Чим яскравішою і об’ємнішою буде ваша розповідь про те, що планета просто зійде з орбіти, якщо на паперах не з’явиться закарлючка шефа, тим більше шансів, що секретар передасть їх одразу.

Якщо ви завітали до керівника, який вас не чекав, і його немає на місці — можете залишити відомості про себе у приймальні.

Зверніть увагу, чи записують ваше повідомлення, адже «я запам’ятаю» тут не діє. Секретар-референт пропускає через себе такий об’єм інформації за день, що вас точно забудуть вже через 10 хвилин. Так відсіюють неважливих відвідувачів, а якщо це не про вас, одразу ж спробуйте переконати в цьому секретаря.

«Наближені до тіла» шефа мають номер його мобільного. Якщо вам поки що не пощастило опинитися в їх числі, радимо не намагатися застати керівника на місці. Дуже часто впродовж дня телефонує одна і та ж людина та відмовляється лишати повідомлення. Це неправильно. Ймовірність того, що ви подзвоните, коли керівник буде на місці, досить низька. Краще стисло сформулювати питання та залишити свій номер телефону, і вам пізніше зателефонують.

Кожного року випускники вишів намагаються штурмувати приймальні топ-менеджерів великих компаній. Після відмови у відділі кадрів колишні студенти беруться особисто вразити директорів повною відсутністю досвіду роботи. За всю історію великих фірм жоден із секретарів ні разу не бачив, щоб такий ентузіазм увінчався успіхом. Тому не марнуйте свій час.

Якщо ви вже 3 дні телефонуєте, а керівник на нараді, вийшов, у нього відвідувачі тощо, це означає, що з вами попросили не з’єднувати. І надмірна наполегливість навряд чи щось зможе змінити.

 Тетяна Щоголєва, «Унґвар»

Знайшли помилку в тексті? Повідомте нам про неї: виділіть текст та нажміть Ctrl+Enter. Дякуємо!
Loading...

Новини за темою

Останні новини

Вчора, 2016-12-09
Інформаційне повідомлення
Коментувати новини на нашому сайті дозволено лише на протязі 30 днів з моменту публікації.

Новини партнерів

Останні коментарі

Ну і ряха, з підручника .Ламбрози.! Не довіряє чиновникам,яких очолює?.Ну так поміняй! Лише не на "манів",досить вже,треба українців з титульної нації до влади ставити , а не своїх на грошо ......
Олег (2016-12-09 19:37:34)
Это тонкий намек на свою отставку по причине: не сработался с коллективом?...
Юрий (2016-12-09 17:53:23)
Саме тому прем"єр навіз в Україну своїх братів по крові з Ізраїлю, Польщі, Словенії... Бо не довіряє українцям розпродажу України - можуть здати народу......
Запорожець (2016-12-09 16:43:32)
Далекосяжна путінська провокація розрахована на дестабілізацію в Україні!"..диверсантка "Правого сектору" Лілія Коц заявила про причетність "Правого сектору" до розстрілів на ......
Володимир Марківський (2016-12-07 17:34:09)
Готові взяти відповідальність за організацію та підтримку процесу формування галузевої політики по децентралізації в одному з таких секторів, як ЦНАПи, соціальний захист, охорона здоров'я, навкол ......
RevaA (2016-12-07 17:01:47)